Bespaar (typ)tijd met TextExpander

Dit artikel heeft niets met fotografie te maken. Maar moet jij regelmatig veel mailtjes of andere tekst typen? Voor werk of privé? Lees dan vooral even verder! Helemáál als je geen snelle typer bent! In dit artikel vertel ik je over het programma TextExpander, waarmee ik mijzelf heel veel tijd bespaar. (En waarvan ik merk dat te weinig mensen het kennen, en dat is zonde!)

Op het moment van publiceren is het net het nieuwe jaar. Ik vroeg naar de goede voornemens en veel mensen gaven daarbij aan dat ze graag meer tijd wilden maken voor hun fotografie. Daar heb ik een paar handige strategieën voor beschreven, maar hoe fijn is het als je op simpele dingen zoals mailtjes beantwoorden ook tijd kan besparen. Daarom dit artikel!

Er zijn drie programma’s waar ik niet zonder kan: Lightroom, InDesign en TextExpander. In Lightroom organiseer en bewerk ik mijn foto’s. (Bekijk hier de hele rits met artikelen die ik over het programma schreef). Met InDesign doe ik veel grafisch werk; van het ontwerpen van een ansichtkaart tot de gehele layout van mijn boek Reisfotografie. En met TextExpander bespaar ik mijzelf dagelijks heel veel typetijd.

In dit programma maak je zelf bepaalde shortcodes aan, in het programma heet dit snippets. Dit is een combinatie van letters, cijfers of tekens. Type je deze shortcode, dan verschijnt automatisch een stuk tekst die je hieraan gekoppeld hebt.

Bijvoorbeeld:
als ik op mijn computer .gr typ, dan verdwijnt de tekst .gr op het scherm. In plaats daarvan staat er direct:
Groetjes,
Laura

Typ ik .fw, dan staat er Fijn weekend.
En doe ik .adres, dan krijg ik in één keer mijn straat, huisnummer, postcode en plaatsnaam in beeld.

Handig toch?

De snippets stel je helemaal zelf in. Alles is mogelijk! Dit waren nog kleine stukjes tekst, maar je kunt dus ook hele lappen tekst tevoorschijn toveren.

Toen ik nog een eigen kantoor buitenshuis had, stuurde ik mijn klanten altijd het adres, inclusief een link naar GoogleMaps, plus specifieke informatie over de route (“Als je uit de richting van Eindhoven komt, let er dan op dat je op tijd de splitsing pakt op de A2 omdat je anders niet meer kunt afslaan”) en informatie over de parkeermogelijkheden. Het enige wat ik hiervoor hoefde te typen was .route.

Ik kon mijn klant op die manier in een kwestie van een seconde goed en volledig informeren. Natuurlijk had ik deze informatie ook uit een eerdere mail kunnen opzoeken en dan kopiëren/plakken. Maar dat kost ook tijd, al is het maar omdat je je handen van het toetsenbord moet halen om naar de andere mail te navigeren. Door de shortcode één keertje goed in te stellen, heb je er keer op keer voordeel aan.

Shortcodes/Snippets aanmaken

Je ziet dat ik bij de shortcodes begin met een punt, gevolgd door enkele letters. Die punt is niet noodzakelijk, maar ik vind dit fijn omdat je daarom nooit in de knoei komt met ‘gewone’ tekst. Zou ik gr zonder punt ervoor als snippet instellen, dan kan ik geen groen of fotograaf meer schrijven, omdat de lettercombi gr direct vervangen wordt door groetjes. En je dus groetjesoen krijgt of fotogroetjesaaf. Niet echt handig dus.

In plaats van de punt kun je natuurlijk ook een ander teken kiezen, zoals het hekje, komma of een uitroepteken. Een deel van mijn shortcodes bestaat uit links, die begin ik dan met een @. En als het een kleurcode is, dan start het met een #. Dit geeft in feite al een snelle sortering, maar als je het echt netjes wilt aanpakken kun je de shortcodes ook groeperen. Per groep kun je instellen wat de prefix is (dus de punt of ander teken) en in welke programma’s de snippets wel (of juist niet) gebruikt kunnen worden.

Inspiratie voor shortcodes in TextExpander.

Hieronder nog een rijtje van shortcodes. Deze staan dus niet ‘standaard’ in het programma, maar maak je zelf aan. In het grote vak in het programma typ je de uitkomst en bij abbreviation (afkorting, onderin) geef je aan welke combinatie van tekens dit triggert.

• Aanhef en afsluiting – .vg Voor vriendelijke groeten. .gr voor de Groetjes. Uiteraard gevolgd door je naam.
• Emailetiquette; Geef veelgebruikte zinnen ook een eigen shortcode.
• “Bedankt voor je mailtje!” (.bedankt) “Ik hoop dat je hierbij voldoende informatie hebt” (.info) “Heb je nog vragen, stel ze gerust”. (.vrag)
• Rekeningnummer – Mijn rekeningnummer zelf weet ik wel, maar sinds het een IBAN is geworden vergeet ik altijd de nummers/letters ervoor. (Hoeveel nullen zijn het ook alweer?). Dat probleem is opgelost door shortcodes aan te maken voor mijn rekeningen. .ibanz = zakelijk rekeningnummer. .ibanp = privé rekeningnummer.
• Gebruikersnamen. polisnummers of relatienummers – Ik háát het als ik op een website moet inloggen met een gebruikersnaam die ik niet zelf mocht kiezen. Die vergeet ik namelijk geheid. Of dat je een polis- of relatienummer nodig hebt. Wat denken die bedrijven wel, dat ik die uit mijn hoofd ken?! Daarom heb ik ook een rijtje shortcodes gemaakt die ik in de groep ‘Onthouden’. Zo weet ik mijn gebruikersnaam van de belastingdienst met de code .bd, het relatienummer van mijn internetprovider met .xs4 (van Xs4All dus) of het polisnummer van de hondenverzekering met .jj.
• Adres, routes – Hierboven gaf ik al het voorbeeld van mijn adres en een routebeschrijving. Maar ook alleen al de straatnaam en plaatsnaam heb ik afgekort. Zodra ik de letters Rosm typ, dan verschijnt er automatisch Rosmalen. Scheelt toch weer een paar letters :) Natuurlijk kun je dit ook inzetten om je klanten een uitgebreide routebeschrijving te geven naar bijvoorbeeld je fotostudio. En werk je juist als locatiefotograaf? Dan kun je ook een lijstje aanmaken met beschrijvingen van de locaties waar je vaak komt.
• Telefoonnummers. Vergeet jij telkens je (eigen) telefoonnummer? Dan is dat nu ook gelijk opgelost!
• Kleurcodes. De huisstijl van Vink Academy heeft een specifieke kleur blauwgroen en oranjegeel. Voor de layout van de website heb ik hiervoor een RGB-kleurcode nodig die bestaat uit een hekje gevolgd door zes letters of cijfers. Gelukkig hoef ik die niet te onthouden of op te zoeken. Ik typ gewoon #blauwgroen of #oranjegeel en de betreffende kleurcode verschijnt ( #37B6B8 en #f9b000). Super handig voor grafisch ontwerpers of webbouwers!
• Links – Sommige links heb ik gewoon vaak nodig. Om te vermelden in een email of vraag op social media. Die shortcodes begin ik allemaal met een @. Dus bijvoorbeeld @50mm geeft mij de link naar het artikel over de 50mm lens. @lrvsps Ii de link met het verschil tussen Lightroom en Photoshop. @boek geeft de link voor het boek Reisfotografie en @nooitmeer is voor de online fotografie cursus Nooit Meer Op De Automatische Stand Fotograferen (en de titel van de cursus doe ik dan weer met .nooitmeer ;))
• Emoticons – Ik gebruik vaak de webversie van Whatsapp, omdat ik toch al achter de computer zit, maar ook ook omdat ik een stuk sneller typ op de computer dan op mijn iPhone. (Ken je de Webversie nog niet, ga dan heel snel eens kijken op web.whatsapp.com!). Zo geeft .kiss mij 😘, 😂 wordt 😂en (Y) wordt 👍(wie van mijn generatie is begreept deze MSN-combi).
• Copyrightteken  – Moet je ook altijd opzoeken met welke toetsencombinatie je een copyrightteken krijgt? Ik toets (c) en dit verandert direct in ©. (Het copyrightteken is overigens geen vereiste voor het verkrijgen van auteursrecht, lees het artikel hierover maar eens!)
• HTML & CSS – Nog zoiets handigs voor webbouwers; stukken HTML die vaak terugkomen. Zo heb ik de shortcode h2num die verandert in <h2 class=”numbers”><span class=”nummer”>1. </span>. Dit zorgt op mijn website voor een bepaald nummering. Mag je gelijk vergeten trouwens als je niets met HTML of CSS doet.
• Afspraakbevestiging – Mailtjes die ik mijn fotografieklanten stuurde nadat de afspraak was gemaakt. Door handige gebruik te maken van zogenaamde fill-ins kreeg ik na het intoetsen van de snippet eerst een pop-up te zien met de ingestelde tekst, waarbij er nog een aantal lege velden waren. Hier vulde ik dan de datum van de afspraak, het tijdstip en de locatie in. Zo wist ik zeker dat ik – ondanks de geautomatiseerde tekst – niets vergat.

Tijdsbesparing

De tijdsbesparing is het grootst als je niet zo snel typt. Maar ook voor een snelle typmiep als ik, is het interessant. Kijk maar: volgens deze typtest gooien mijn vingers er zo’n 500 aanslagen per minuut uit. Dat is nog net geen 90 woorden per minuut.. Een score tussen de 300 en 450 is “blind typend met alle vingers, jong geleerd, veel ervaring.” Dat klopt als een bus, ik volgde in groep 6 of 7 van de basisschool al een thuis typcursus. De opdrachten kreeg ik iedere week met de post (!) thuisgestuurd – email stond toen nog in de kinderschoenen. Mijn broertje en ik zijn allebei heel blij dat onze ouders ons hiertoe gepushed hebben, want we hebben hier nog elke dag profijt van. Toch is het voordeel van shortcodes nog steeds groot.

TextExpander heeft zelf een soort statistieken ingebouwd die berekent dat ik – met deze typsnelheid – al ruim 56 uur (!) aan typen heb bespaard. In die tijd zijn er een hoop leuke(re) dingen te doen ;)

TextExpander downloaden

TextExpander is er voor zowel Apple als Windows. Klik hier om TextExpander gratis te proberen. Voor een licentie heb je de keuze uit een abonnement van grofweg 3 euro per maand waarmee je op meerdere computers het programma gebruikt. Of je koopt een stand alone licentie voor zo’n 45 dollar.

Dit artikel is niet gesponsord, ik ben gewoon fan! Het artikel bevat affiliatelinks, maar ook dat is niet de reden dat dit artikel geschreven is. Lees hierover meer in mijn disclaimer.