Op 31 maart is het World Back-up Day. Een mooi moment om stil te staan het back-uppen van je foto’s. Zijn jouw foto’s veilig bij een computercrash, diefstal, brand of een andere ramp? In dit artikel lees je de mogelijkheden voor het back-uppen van je foto’s. Is dit bij jou nog niet in orde? Stel het niet langer uit en ga direct aan de slag!

Waarom je foto’s back-uppen?

Voor veel mensen zijn de foto’s die ze hebben gemaakt ontzettend waardevol. Foto’s van je kinderen, reisfoto’s, mooie plekken die je hebt bezocht, bijzondere momenten die zijn gefotografeerd. Foto’s zijn een manier om de herinneringen levendig te houden.

Dat foto’s zo waardevol zijn, bewijst ook wel wat de meeste mensen antwoorden als ze gevraagd wordt “Wat neem je als eerste mee als je huis in brand zou staan?” Ik weet zeker dat in de top 5 antwoorden bijna altijd de foto’s genoemd worden. De camera zelf zal niet direct gered worden. Logisch; want een camera kun je nieuw kopen, maar foto’s van mooie herinneringen maak je niet zomaar opnieuw. Toch verbaas ik me er elke keer over hoe weinig mensen de back-up van hun foto’s echt goed geregeld hebben!

Mijn ervaringen met back-up’s maken

De waarde van een goede back-up leerde ik al op snel. Ik kan niet op één hand tellen hoe vaak ik als tiener huilend (of vloekend) achter mijn computer zat omdat een schijf was gecrasht waarbij ik weer eens belangrijke bestanden was verloren. Mijn vader was de computerexpert in huis en moest mij tot bedaren brengen. Gemakkelijker gezegd dan gedaan, vooral als hij vroeg “Maar je hebt toch wel een back-up gemaakt?’. Als bij Murphy’s Law was ik altijd nét van plan die back-up te maken, toen de crash gebeurde. (Ja, echt waar!).

Inmiddels kan ik met een gerust hard zeggen dat mijn digitale foto’s veilig zijn, ook tegen diefstal, crash of wanneer mijn huis zou afbranden, overstromen of er een andere ramp zou gebeuren. De back-ups worden automatisch gemaakt, zodat ik nooit meer bang hoef te zijn dat de foto’s kwijtraken als ik net van plan was die week een back-up te maken. Gelukkig heb ik er de afgelopen jaren ook weinig mee te maken gehad, maar toch is het echt niet iets wat je niet uit het oog moet verliezen.

Foto's backuppen

De 3-2-1 back-upregel bij het back-uppen van foto’s

Er zijn vele wegen die naar Rome leiden en vanzelfsprekend zal ik niet alle mogelijke back-up methodes en strategieën uitschrijven. Ik hoop vooral dat het je wakker schudt en weet dat er enkele (veelal) simpele mogelijkheden zijn waarbij het back-uppen zichzelf regelt. Stel jezelf daarom de kritische vraag; “Weet ik zeker dat mijn back-upsysteem goed geregeld is?” Als je hierover twijfelt, lees dan vooral verder. Maar houd het niet alleen bij lezen, pas het ook zo snel mogelijk toe!

Het belangrijkste van een back-upsysteem is dat deze voldoet aan de 3-2-1 regel. Onbewust had ik deze regel al toegepast in mijn back-up systeem voordat ik deze leerde kennen. De regel schrijft voor;

“Zorg dat een bestand altijd (minimaal) op 3 plekken opgeslagen is, waarvan op minstens 2 verschillende schijven, waarvan je er minstens 1 op een andere locatie bewaard.”

De twee verschillende harde schijven zijn voor een back-up nodig omdat bij een computercrash de kans erg groot is dat beide bestanden kwijt bent als je deze op dezelfde schijf hebt opgeslagen. Op die manier zou je niets aan de kopie hebben. De kans dat twee verschillende harde schijven (zoals die in je laptop en een externe harde schijf) tegelijkertijd crashen, is al een stuk kleiner. Maar het verlies van bestanden op twee verschillende bestanden is zeker niet onmogelijk. Beide schijven kunnen gestolen worden bij een inbraak, of verloren gaan bij een brand. Je wilt er natuurlijk liever niet aan denken, maar toch bestaat de kans dat het ook jou overkomt.

Om die reden schrijft de de 3-2-1 regel voor dat één kopie op een andere locatie bewaard moet worden. Dit zou een extra externe harde schijf zijn die je bewaard op je werk, bij familie of vrienden of een back-up in de cloud.Drie-twee-een-regel voor foto's back-uppen

Automatisering bij back-up

Een persoonlijke toevoeging aan de 3-2-1 back-up regel is dat ik er naar streef om het back-upsysteem zoveel mogelijk automatisch te laten verlopen. Wanneer het systeem afhankelijk is van een actie van jou, is er altijd de kans dat je deze handeling niet doet of uitstelt. Met het gevolg dat een back-up te laat of te lang geleden is gemaakt. Houd dit goed in je achterhoofd bij het opzetten van je back-upsysteem.

Opslaglocatie 1

Hoe ik het doe;

Van het geheugenkaartje van de camera zet ik de foto’s op de computer. De eerste locatie waar ik de foto’s bewaar in mapjes op datum is op een externe harde schijf. Het is een bewuste keuze om de foto’s niet op de harde schijf van mijn desktop of laptop op te slaan. Met alle foto’s die ik maak, zou dit er voor zorgen dat de vaste harde schijf snel vol zit. Vooral voor mijn laptop, want die heeft niet veel interne opslag capaciteit. Bovendien maakt dit het werken op verschillende computers (zoals de ene keer een desktop en de andere keer een laptop) ook lastiger.

Door de foto’s direct op een externe harde schijf te zetten kan ik overal aan de slag met mijn bestanden en voorkom ik dat ik elke maand mijn computer moet opruimen of foto’s moet weggooien. Vooral dat laatste is iets wat ik heel moeilijk vind ;) Zit een externe harde schijf vol? Geen probleem, dan koop ik voor een paar tientjes een nieuwe en kan ik weer een tijd vooruit.

Andere opties;

Je kunt de foto’s natuurlijk wel opslaan op je harde schijf van je desktop of laptop. Er zijn immers situaties waarin het onhandig is om een externe harde schijf mee te nemen. Opslaan van foto’s op DVD of CD zou ik persoonlijk afraden; de capaciteit van een DVD is maar 4.7 GB (voor echt veel foto’s moet je dan veel DVD’s branden), maar ook is de levensduur van een gebrande CD of DVD korter dan die van een externe harde schijf. Bovendien hebben tegenwoordig steeds minder apparaten nog een ingebouwde CD/DVD speler.

Opslaglocatie twee:

Hoe ik het doe;

De tweede locatie van dezelfde fotobestanden maak ik via een automatische back-up via TimeMachine. Dit programma zit standaard op elke Apple computer. Het programma controleert elk uur of er wijzigingen zijn gemaakt op je computer. Een nieuwe foto wordt daarmee gekopieerd naar de speciale back-up schijf. Maar ook als je bijvoorbeeld een foto hebt bewerkt in Photoshop, wordt van de nieuwste versie een back-up gemaakt. Door te kijken naar de wijzigingen maakt de computer niet elk uur een kopie van de hele computer, maar alleen van de bestanden die nieuw zijn of zijn gewijzigd. Het maken van de back-up hoeft daardoor niet lang te duren.

Foto's backuppen met Crashplan

Foto’s back-uppen met Timemachine

Andere opties;

TimeMachine werkt zoals beschreven standaard op Apple. Voor Windows zijn er soortgelijke programma’s. Ik kan je er niet specifiek één aanbevelen, omdat ik er geen ervaring mee heb. In plaats van een back-up via TimeMachine of een soortgelijk programma kun je ook werken met een RAID opstelling. Hierin zitten meerdere fysieke harde schijven, waarbij alle bestanden op de ene schijf direct gekopieerd worden naar de tweede harde schijf.

Opslaglocatie drie:

Hoe ik het doe;

De derde locatie van een bestand heb ik via een online back-upsysteem genaamd Crashplan van Code42. Voor een bedrag van $5,- per maand kan ik een onbeperkt aantal harde schijf online laten back-uppen. De eerste keer dat je een back-up maakt via een online back-up service moet je, afhankelijk van het aantal foto’s en de uploadsnelheid van je internet verbinding, er op rekenen dat de computer eerst een lange tijd aan het uploaden is. Misschien zelfs wel enkele weken. Gelukkig is dit iets wat op de achtergrond gebeurt en waar je niet veel last van hebt. Mocht je merken dat je computer hierdoor trager wordt, dan kun je het back-uppen een tijdje pauzeren. Hierna gaat het dan automatisch weer verder.

Foto's backuppen met Crashplan

Foto’s back-uppen met Crashplan

Andere opties;

In plaats van Crashplan kun je ook een deel van je foto’s uploaden naar Dropbox. Met de gratis versie van Dropbox kunnen dat niet al je foto’s zijn, maar je kunt dan wel een selectie van de belangrijkste foto’s back-uppen. Je kunt Dropbox gratis gebruiken waarbij je 2 GB aan opslagruimte krijgt. Meld je hier aan bij Dropbox, dan krijg je daar bovenop nog 500MB gratis. (Zelf krijg ik dan ook extra opslagruimte, maar omdat ik de betaalde versie van Dropbox gebruik heb ik al voldoende opslagruimte, dus daar doe ik het niet voor.). Met de betaalde versie van Dropbox krijg je voor een ongeveer 10 euro per maand een terabyte aan opslagruimte (dat is 1000 GB).

Een online back-up locatie is overigens geen must. In sommige situaties is het wellicht niet handig of niet haalbaar vanwege de vereiste internetverbinding, de uploadsnelheid of de hoeveelheid foto’s.

Toen ik nog een eigen kantoor had, zorgde ik dat ik op kantoor ook een extra back-up schijf had staan. Ik nam mijn eerste externe harde schijf met foto’s mee van huis en sloot deze aan op de laptop. Een andere TimeMachine back-up zorgde er dan voor dat nieuwe foto’s ook weer omgezet werden naar dus uiteindelijk de derde locatie.

Wat ik als nadeel ervaar aan een fysieke back-up die je bewaart op een andere locatie is dat het organisatorisch soms lastig is. Als je de nieuwe back-up niet direct op de andere tweede locatie kunt maken (omdat het bijvoorbeeld een back-up is van je desktop), moet je deze back-upschijf eerst ophalen, dan de back-up maken, en dan weer terugbrengen naar de locatie waar deze lag. Als er een lange tijd zit tussen het ophalen en het terugbrengen, kan er nog steeds veel misgaan.

En nu… aan de slag!

Valt er iets te verbeteren aan je back-upsysteem? Ga dan zo snel mogelijk aan de slag. Wacht niet tot het onheil zich aandient, dan ben je echt te laat.. Been there, done that. Je foto’s verliezen is niet leuk. Maar goed.. dat weet je waarschijnlijk zelf ook.